Biuro firmy
Odczyt faktury: rozpoznane dane nie oznaczają zatwierdzenia
Odczytywanie faktury PDF ogranicza przepisywanie. Nie rozstrzyga jednak, czy dostawa jest prawidłowa, kwotę już zapłacono ani czy dokument dotarł dwa razy. Dobry proces łączy więc rozpoznane dane z ukierunkowaną kontrolą przed przekazaniem dalej.
Sprawdź kluczowe pola w oryginale
Porównaj dostawcę, numer faktury, datę, kwotę i dane płatnicze z otrzymanym plikiem. Słaby skan może pomylić cyfry lub separatory. Szczególnej uwagi wymagają zmienione dane bankowe: nietypową zmianę potwierdź znanym wcześniej kanałem, nie tylko odpowiedzią na danego maila. Wiarygodnie wyglądający wynik nie zastępuje porównania z dokumentem.
Znajdź duplikaty przed przekazaniem
Faktura może przyjść jako oryginał, przekazana kopia i ponowna wysyłka. Nie porównuj samych nazw plików. Dostawca, numer faktury i kwota pomagają znaleźć istniejącą sprawę. Zachowaj powiązanie z oryginałem zamiast tworzyć niezależny dokument z każdego maila. Różne wersje i korekty wymagają jednak świadomego wyjaśnienia, nie automatycznego odrzucenia jako duplikat.
Dodaj odpowiedzialnego recenzenta
Przypisz fakturę do projektu lub właściwego miejsca kosztów. Zakup na magazyn nie należy automatycznie w całości do pierwszej wymienionej budowy. Kontrolę merytoryczną powierz osobie znającej dostawę. Werkbank Post może przygotować dane PDF i przekazać je do Werkbank Büro. Decyzja o płatności oraz fachowe zatwierdzenie pozostają osobnymi etapami firmy.
Lista kontrolna dla firmy
- Porównaj kluczowe pola z oryginalnym plikiem.
- Potwierdź nietypową zmianę konta znanym kontaktem.
- Przed nowym dokumentem wyszukaj istniejący zapis.
- Osobno zatwierdzaj dostawę, przypisanie i płatność.