Ured obrta
Očitavanje računa: prepoznati podaci još nisu odobrenje
Očitavanje PDF računa može smanjiti prepisivanje. Ne odlučuje je li isporuka ispravna, je li iznos već plaćen ili je račun stigao dvaput. Korisna obrada zato spaja prepoznate podatke s ciljanom provjerom prije predaje dalje.
Ključna polja provjeri u izvorniku
Usporedi dobavljača, broj računa, datum, iznos i podatke za plaćanje s primljenom datotekom. Loš sken može zamijeniti znamenke ili razdjelnike. Posebno provjeri promijenjene bankovne podatke: neuobičajenu promjenu potvrdi već poznatim kontaktom, a ne samo odgovorom na tu poruku. Uvjerljiv rezultat očitavanja ne zamjenjuje usporedbu s dokumentom.
Pronađi duplikate prije predaje
Račun može stići kao izvorna poruka, proslijeđena kopija i ponovljeno slanje. Ne uspoređuj samo naziv datoteke. Dobavljač, broj i iznos pomažu pronaći postojeći predmet. Sačuvaj vezu s izvornikom umjesto stvaranja zasebnog dokumenta iz svake poruke. Različite verzije i ispravci ipak traže razjašnjenje, a ne tiho odbacivanje kao duplikat.
Dodijeli sadržajnu provjeru
Račun poveži s projektom ili odgovarajućim mjestom troška. Nabava za skladište ne pripada automatski cijela prvom navedenom gradilištu. Sadržaj neka provjeri osoba koja poznaje isporuku. Werkbank Post može pripremiti PDF podatke i prenijeti ih u Werkbank Büro. Odluka o plaćanju i stručna potvrda ostaju zasebni koraci poduzeća.
Kontrolni popis za poduzeće
- Ključna polja usporedi s izvornom datotekom.
- Neuobičajenu promjenu banke provjeri poznatim kontaktom.
- Prije novog dokumenta potraži postojeći predmet.
- Odvojeno odobri isporuku, raspodjelu i plaćanje.