Handwerksbüro
Eingangsrechnungen auslesen: erkannte Daten sind noch keine Freigabe
Das Auslesen einer PDF-Rechnung kann Tipparbeit vermeiden. Es entscheidet aber nicht, ob die Lieferung stimmt, ein Betrag schon bezahlt wurde oder dieselbe Rechnung doppelt im Postfach liegt. Gute Verarbeitung verbindet erkannte Daten deshalb mit einer gezielten Prüfung.
Die kritischen Felder im Original ansehen
Prüfe Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Zahlungsangaben anhand der erhaltenen Datei. Bei schlechter Scanqualität können Ziffern oder Trennzeichen verwechselt werden. Besondere Aufmerksamkeit brauchen geänderte Bankdaten: Kläre ungewöhnliche Änderungen über einen bereits bekannten Kontaktweg, nicht nur durch Antwort auf die betreffende Mail. Ein plausibel aussehendes Ergebnis ersetzt den Abgleich nicht.
Doppelungen vor der Übergabe erkennen
Eine Rechnung kann als ursprüngliche Nachricht, weitergeleitete Kopie und erneuter Versand ankommen. Vergleiche deshalb nicht nur den Dateinamen. Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag helfen, den vorhandenen Vorgang zu finden. Bewahre die Verbindung zum Original, statt bei jeder Mail einen neuen unabhängigen Beleg anzulegen. Unterschiedliche Rechnungsstände oder Korrekturen müssen wiederum bewusst geklärt werden, nicht einfach als Duplikat verschwinden.
Sachliche Zuständigkeit ergänzen
Ordne die Rechnung dem Projekt oder einer anderen passenden Kostenstelle zu. Ein Einkauf fürs Lager gehört nicht automatisch vollständig auf die erste genannte Baustelle. Lass die Person, die Lieferung oder Leistung kennt, sachlich prüfen. Werkbank Post kann Rechnungsdaten aus PDF-Dateien vorbereiten und an Werkbank Büro übergeben. Zahlungsentscheidung und fachliche Freigabe bleiben separate Schritte des Betriebs.
Checkliste für den Betrieb
- Erkannte Schlüsselfelder mit der Originaldatei vergleichen.
- Ungewöhnliche Bankdaten über bekannten Kontakt verifizieren.
- Vorhandene Vorgänge vor neuer Belegerstellung suchen.
- Lieferung, Zuordnung und Zahlung getrennt freigeben.