Biuro firmy
E-faktury w biurze firmy: odbiór, sprawdzanie i archiwum w Niemczech
Faktura nie powinna tylko wpadać do skrzynki: trzeba ją sprawdzić i później odnaleźć. Artykuł opisuje organizację procesu w Niemczech. Nie jest poradnikiem dotyczącym polskiego KSeF ani chorwackich systemów fakturowania, również w tych wersjach językowych.
Oddziel format od okresów przejściowych
Niemieckie BMF rozróżnia zwykły PDF i ustrukturyzowaną e-fakturę. Wystawianie ma okresy przejściowe oraz wyjątki; odbiór i wystawianie trzeba rozpatrywać osobno. Sprawdź aktualne informacje BMF dla swojej sytuacji. Organizacyjnie ustal wspólny kanał odbioru i osobę przeglądającą nowe faktury zamiast wyłącznie przekazywać je pomiędzy kilkoma skrzynkami.
Porównaj podgląd z oryginałem
Czytelny podgląd pomaga w kontroli, ale nie zastępuje otrzymanego oryginału. Powiąż oba z tą samą transakcją. Sprawdź dostawcę, zlecenie, treść usługi i kwotę. Jeśli plik nie daje się przetworzyć, wyjaśnij problem z nadawcą przed ręcznym kopiowaniem danych do kolejnego dokumentu. Poprawny technicznie plik nie oznacza jeszcze poprawnej merytorycznie faktury.
Przypisz odpowiedzialną osobę
Ustal krótki przebieg: otrzymano, kontrola merytoryczna, zatwierdzono albo do wyjaśnienia. Przykładowo kierownik budowy sprawdza dostawę, biuro przypisanie, a upoważniona osoba zleca płatność. Status zapisuj przy transakcji. Retencję i przekazanie księgowości uzgodnij z właściwym specjalistą, aby po zakończeniu nie pozostał jedynie obraz widoczny na ekranie.
Lista kontrolna dla firmy
- Sprawdź aktualne niemieckie wymagania bezpośrednio w BMF.
- Powiąż oryginalny plik z czytelnym podglądem.
- Oddziel przetwarzanie techniczne od kontroli treści.
- Ustal odpowiedzialność, akceptację i przekazanie księgowości.