Biuro firmy
Skrzynka w biurze: zamieniaj wiadomości w kolejne działania
Uporządkowana skrzynka nie jest automatycznie załatwioną skrzynką. Nawet dobrze odłożone zapytanie klienta pozostaje otwarte, dopóki ktoś nie odpowie. Przydatny porządek łączy więc wiadomość, osobę i następny krok, zamiast tworzyć coraz więcej folderów.
Na początek wystarczy kilka kategorii
Oddziel zapytania klientów, trwające zlecenia, faktury i informacje ogólne. Zmiany dostaw należą do konkretnego zlecenia i mogą wymagać informacji dla planisty. Newsletter nie potrzebuje uwagi takiej jak zmiana jutrzejszego terminu. Liczy się znaczenie dla firmy, nie sam nadawca: ten sam dostawca wysyła fakturę, reklamę i opóźnienie.
Przeczytane to nie status realizacji
Ustal widoczne etapy: nowe, w realizacji, oczekiwanie na odpowiedź, zakończone. Każda otwarta sprawa potrzebuje kolejnej odpowiedzialnej osoby. Gdy zapytanie trafia do kolegi, przekaż również odpowiedzialność i termin. Samo przesłanie maila z nadzieją na odpowiedź jedynie przenosi problem do innej skrzynki bez ustalenia działania.
Kontroluj automatyczne sortowanie
Automatyczna kategoria to sugestia, nie ostateczna decyzja o pilności. Przeglądaj błędne przypisania i wiadomości w kategorii ogólnej. Werkbank Post wstępnie sortuje pocztę, ale dalsza obsługa pozostaje w zespole. Na koniec dnia sprawdź krótką listę kolejnych działań. Sukcesem nie jest pusty widok skrzynki, lecz właściciel każdej ważnej sprawy.
Lista kontrolna dla firmy
- Wybieraj kategorie według sprawy, nie tylko nadawcy.
- Oddziel przeczytanie od zakończenia obsługi.
- Nadaj sprawie osobę, następny krok i termin.
- Sprawdzaj automatyczne kategorie na rzeczywistych pomyłkach.