Biuro firmy
Nieopłacone faktury: sprawdź wpłaty przed wysłaniem przypomnienia
Pozycja po terminie nie oznacza automatycznie, że klient odmawia zapłaty. Czasem brakuje załącznika albo przelew ma inny tytuł. Krótkie sprawdzenie przed przypomnieniem zapobiega niepotrzebnym nieporozumieniom i pokazuje prawdziwy problem.
Patrz na status i ostatnie zdarzenia
Sprawdź numer faktury, odbiorcę, termin i zapis wysyłki. Potem porównaj wpływy z otwartą kwotą. Inny tytuł przelewu może wymagać ręcznego przypisania. Przy częściowej wpłacie pozostałe saldo musi być czytelne. Oznacz też pytania klienta dotyczące usługi: taki przypadek potrzebuje odpowiedzi, a nie kolejnej standardowej wiadomości.
Przypisz następną czynność
Raz w tygodniu uporządkuj sprawy według kolejnego kroku: przypisanie wpłaty, dosłanie załącznika, odpowiedź lub przygotowanie przypomnienia. Każdy wpis otrzymuje osobę odpowiedzialną i termin. Trudne przypadki nie znikają wtedy między automatycznymi wiadomościami. Wspólna notatka zapobiega jednoczesnemu ponaglaniu tego samego klienta przez dwie osoby.
Oddziel przypomnienie od oceny prawnej
Praktyczne przypomnienie wskazuje fakturę, pierwotną kwotę, uwzględnione wpłaty i sposób zadawania pytań. Prawna ocena opóźnienia, dopuszczalnych opłat i dalszych działań jest osobnym zagadnieniem. Nie wyciągaj jej z czerwonego statusu w programie. Zapisz odpowiedź i następny termin bezpośrednio przy sprawie, żeby kontrola nie wróciła do prywatnej skrzynki.
Lista kontrolna dla firmy
- Porównaj wysyłkę, kwotę i rzeczywiste wpłaty.
- Osobno oznacz częściowe płatności i pytania klientów.
- Przypisz następne działanie do osoby i terminu.
- Nie wywodź skutków prawnych ze statusu programu.