Ured obrta
Neplaćeni računi: provjeri uplate prije slanja podsjetnika
Dospjela stavka ne znači automatski da kupac odbija platiti. Možda nedostaje prilog ili je uplata stigla s drugim opisom. Kratka provjera prije podsjetnika sprječava nepotrebne nesporazume i pokazuje što stvarno treba razjasniti.
Gledaj status i posljednje promjene
Provjeri broj računa, primatelja, dospijeće i evidentirano slanje. Zatim usporedi uplate s otvorenim iznosom. Drugačiji opis plaćanja može tražiti ručno povezivanje. Kod djelomične uplate preostali iznos mora biti razumljiv. Označi i sadržajno pitanje kupca: takav predmet treba odgovor, a ne samo novu standardnu poruku.
Dodijeli sljedeću radnju
Jednom tjedno razvrstaj otvorene slučajeve prema koraku: povezati uplatu, dopuniti prilog, odgovoriti ili pripremiti podsjetnik. Svaki red dobiva odgovornu osobu i termin. Tako teži slučajevi ne nestaju među automatskim porukama. Koristite zajedničku bilješku da dvije osobe ne kontaktiraju istog kupca neovisno jedna o drugoj.
Odvoji podsjetnik od pravne procjene
Koristan podsjetnik navodi račun, izvorni iznos, uračunate uplate i kontakt za pitanja. Postoji li pravno zakašnjenje te koje su naknade ili daljnji koraci dopušteni, zasebno je pravno pitanje. Ne zaključuj to samo iz crvene oznake programa. Odgovor i sljedeći termin spremi uz predmet kako praćenje ne bi nestalo u privatnom pretincu.
Kontrolni popis za poduzeće
- Uskladi slanje, iznos i stvarne uplate.
- Odvojeno označi djelomične uplate i pitanja kupaca.
- Sljedećoj radnji dodijeli osobu i termin.
- Pravne posljedice ne zaključuj iz statusa programa.