Biuro firmy
Od oferty do faktury: przejmuj dane, ale sprawdzaj wykonanie
Trzykrotne przepisywanie adresu i pozycji nie tworzy wartości. Przenoszenie danych z oferty do dostawy i faktury usuwa tę pracę. Nie może jednak powodować, że zaplanowany zakres automatycznie staje się zakresem wykonanym i rozliczonym.
Każdy dokument ma inne zadanie
Oferta opisuje planowany zakres. Dokument dostawy może towarzyszyć dostarczonym elementom lub dokumentowanej usłudze. Faktura rozlicza właściwą realizację według uzgodnionych podstaw. Wymagane dowody zależą od zlecenia. Ustal w firmie, jaki status pozwala przejść dalej i kto sprawdza ilości, odbiór oraz otwarte pytania przed rozpoczęciem fakturowania.
Aktualizuj zmiany we właściwym miejscu
Zaplanowano dziesięć grzejników, zamontowano dziewięć i ustalono kolejny termin. Przeniesienie niezmienionej oferty byłoby mylące. Oznacz wykonany stan i wyjaśnij uzgodniony sposób rozliczenia. Dodatkowe prace powinny pozostać powiązane ze zmianą. Nie usuwaj pierwotnej oferty tylko po to, żeby wszystkie dokumenty wyglądały po fakcie identycznie.
Dodaj punkt kontroli przed wysyłką
Gotowe zlecenia umieszczaj na czytelnej liście do sprawdzenia. Biuro kontroluje klienta, projekt, wykonany zakres, kwoty i załączniki przed zatwierdzeniem. Werkbank Büro łączy etapy dokumentów; kontrola fachowa pozostaje po stronie firmy. Przydatną automatyzacją jest przejmowanie danych przy zachowaniu odpowiedzialności i widocznych otwartych decyzji, a nie wysyłka dlatego, że istnieje poprzedni dokument.
Lista kontrolna dla firmy
- Uzgodnij znaczenie statusów dokumentów w zespole.
- Sprawdź przejęte ilości względem wykonania.
- Powiąż roboty dodatkowe z odpowiednim uzgodnieniem.
- Zatwierdź fakturę i załączniki przed wysyłką.