Handwerksbüro
Vom Angebot zur Rechnung: Daten übernehmen, Ausführung trotzdem prüfen
Adresse und Positionen dreimal abzutippen schafft keinen Mehrwert. Eine Übernahme zwischen Angebot, Lieferschein und Rechnung kann diese Arbeit vermeiden. Sie darf aber nicht dazu führen, dass ein geplanter Umfang ungeprüft als tatsächlich ausgeführt abgerechnet wird.
Jedes Dokument hat eine eigene Aufgabe
Das Angebot beschreibt den vorgesehenen Umfang. Ein Lieferschein kann die gelieferte oder dokumentierte Leistung begleiten. Die Rechnung rechnet die maßgebliche Leistung nach den vereinbarten Grundlagen ab. Welche Nachweise erforderlich sind, hängt vom Auftrag ab. Definiere deshalb für euren Betrieb, welcher Status den nächsten Schritt erlaubt und wer Mengen, Abnahmen oder offene Fragen vor der Abrechnung prüft.
Änderungen an der richtigen Stelle nachführen
Angenommen waren zehn Heizkörper, tatsächlich wurden neun montiert und ein weiterer Termin vereinbart. Eine unveränderte Übernahme wäre irreführend. Kennzeichne den ausgeführten Stand und kläre die vereinbarte Abrechnungsweise. Zusätzliche Leistungen müssen auf die zugehörige Änderung zurückführbar bleiben. Lösche den ursprünglichen Angebotsstand nicht, nur damit alle Dokumente nachträglich gleich aussehen.
Eine Freigabestation vor dem Versand
Lege fertige Aufträge in eine klar erkennbare Prüfliste. Dort kontrolliert das Büro Kunde, Projekt, Leistungsstand, Beträge und benötigte Anlagen. Erst danach wird die Rechnung freigegeben. Werkbank Büro verbindet diese Belegschritte; die fachliche Prüfung gehört weiterhin zum Betrieb. Der sinnvolle Automatisierungsschritt ist die Datenübernahme, während Verantwortung und offene Entscheidungen sichtbar bleiben.
Checkliste für den Betrieb
- Bedeutung der Belegstatus im Team eindeutig festlegen.
- Übernommene Mengen gegen den tatsächlichen Stand prüfen.
- Nachträge mit ihrer Abstimmung verknüpfen.
- Rechnung einschließlich Anlagen bewusst vor Versand freigeben.