Ewidencja czasu
Czas pracy i czas projektu odpowiadają na różne pytania
Osiem zapisanych godzin nie mówi jeszcze, które zlecenie ich wymagało. Planowanie zespołu dotyczy dnia pracy konkretnej osoby. Kalkulacja projektu pokazuje natomiast, na co przeznaczono jej pracę. Oba widoki powinny się zgadzać, ale nie oznaczają tego samego.
Nie każda godzina należy do budowy klienta
Konserwacja narzędzi, spotkania wewnętrzne i załadunek samochodu nie znikają dlatego, że nie ma dla nich zlecenia. Utwórz kilka czytelnych kategorii wewnętrznych. Inaczej przypadkowa budowa zbierze te godziny i wyjdzie drożej, niż rzeczywiście kosztowała. Kategoria wewnętrzna również potrzebuje sensownego opisu, nie powinna być koszem na niewyjaśniony czas.
Jeden dzień, dwie budowy
Pracownik rano spędza trzy godziny u Müllerów, a po południu cztery u Brandtów. Godzinę pracuje w warsztacie. Raporty projektów pokazują więc trzy i cztery godziny, a podsumowanie dnia osiem godzin pracy bez przerw. Jeżeli oba projekty dostaną po osiem godzin, czas obecności i podział na zlecenia zostały policzone podwójnie.
Wyjaśniaj różnice, zamiast je ukrywać
Przy zamknięciu tygodnia porównaj cały czas pracy z godzinami przypisanymi do projektów i czynności wewnętrznych. Luka może oznaczać zapomnianą zmianę projektu. Wyjaśnij ją z pracownikiem, zamiast rozdzielać automatycznie między zlecenia. Dopiero po ustaleniu przyczyny popraw wpis. Dzięki temu późniejsze porównanie kosztów ma sens.
Lista kontrolna dla firmy
- Przeglądaj osobno czas pracy i raport projektu.
- Nadaj prostym czynnościom wewnętrznym czytelne nazwy.
- Rejestruj zmianę projektu w ciągu dnia.
- Wyjaśniaj nieprzypisany czas wspólnie z pracownikiem.