Zeiterfassung
Arbeitszeit und Projektzeit: zwei Fragen, zwei Auswertungen
Acht erfasste Stunden beantworten noch nicht, welcher Auftrag diese Zeit gebraucht hat. Für die Personalplanung interessiert der Arbeitstag einer Person. Für die Nachkalkulation zählt dagegen, wohin ihre Arbeitsleistung geflossen ist. Diese Sichtweisen sollten zusammenpassen, aber nicht miteinander verwechselt werden.
Nicht jede Stunde gehört auf eine Kundenbaustelle
Werkzeugpflege, interne Besprechungen und das Beladen des Fahrzeugs verschwinden nicht, nur weil es dafür keinen Kundenauftrag gibt. Lege wenige verständliche interne Kategorien an. Sonst wird die nächstbeste Baustelle zum Sammelplatz und erscheint in der Auswertung teurer, als sie tatsächlich war. Die interne Kategorie ist kein Papierkorb: Auch diese Zeit braucht einen nachvollziehbaren Anlass.
Ein Tag, zwei Baustellen
Ein Monteur arbeitet morgens drei Stunden bei Müller und nachmittags vier Stunden bei Brandt. Eine weitere Stunde fällt in der Werkstatt an. Die Auftragsauswertung zeigt damit drei und vier Stunden, die Tagesübersicht insgesamt acht Stunden ohne Pausen. Wenn stattdessen beide Projekte je acht Stunden erhalten, wurden Anwesenheit und Zuordnung doppelt gezählt.
Differenzen erklären statt verstecken
Vergleiche am Wochenabschluss die gesamte erfasste Arbeitszeit mit den zugeordneten Zeiten einschließlich interner Tätigkeiten. Eine Lücke kann auf einen vergessenen Wechsel hinweisen. Kläre sie mit dem Mitarbeitenden; verteile sie nicht pauschal auf Aufträge. Erst wenn die Ursache feststeht, wird korrigiert. Das macht spätere Kostenvergleiche belastbarer und erspart Diskussionen über scheinbar schlechte Baustellen.
Checkliste für den Betrieb
- Arbeitszeitübersicht und Projektbericht getrennt betrachten.
- Wenige interne Tätigkeiten verständlich benennen.
- Projektwechsel während des Tages ausdrücklich erfassen.
- Unzugeordnete Zeit gemeinsam klären, nicht willkürlich verteilen.