Procesy w firmie
Zmiana programu: najpierw ustal przejście, potem przenoś dane
Zmiana programu nie jest wyścigiem o skopiowanie największej liczby starych rekordów. Ważniejsze, aby pierwszego dnia każdy wiedział, gdzie znaleźć trwające zlecenie i dokumenty. Potrzebny jest uzgodniony plan przejścia, nie import wszystkiego bez rozróżnienia.
Sprawdź dane podstawowe przed importem
Przejrzyj klientów, kontakty, artykuły i aktywne projekty. Usuń niejasności dotyczące duplikatów, starych adresów i jednostek przed przeniesieniem. Zachowaj niezmieniony eksport dotychczasowych danych i ustal dostęp do dawnych dokumentów. Obsługę importu trzeba sprawdzić na rzeczywistym formacie; ogólna obietnica możliwości importowania nie wystarcza do potwierdzenia konkretnego przypadku.
Przetestuj prawdziwe zlecenie od początku do końca
Wybierz niewielki przykład od kontaktu z klientem po podgląd faktury. Uwzględnij czas pracy, materiał i zmianę zakresu, a nie tylko ładną ofertę. Porównaj ważne sumy i identyfikatory z oczekiwanym wynikiem. Jeśli proces obejmuje płace lub księgowość, sprawdź również przekazanie. Błędy popraw przed przejściem, nie dopiero przy pierwszym zamknięciu miesiąca.
Wyznacz granicę nowych spraw
Zdecyduj, które trwające zlecenia kończą się w starym systemie, a które przechodzą. Unikaj niekontrolowanej numeracji i równoległych faktur dla tego samego zdarzenia. Krótki plan wskazuje osoby, terminy i rozwiązanie awaryjne. Oceniaj nowy program po działającym procesie. Funkcje być może potrzebne później nie powinny niepotrzebnie komplikować pierwszego uporządkowanego startu.
Lista kontrolna dla firmy
- Uporządkuj dane i zachowaj oryginalny eksport.
- Sprawdź import na prawdziwych przykładowych rekordach.
- Przetestuj całe zlecenie ze zmianą i przekazaniem.
- Ustal datę graniczną i odpowiedzialność za stare oraz nowe sprawy.