Betriebsabläufe
Handwerkersoftware wechseln: erst den Übergang klären, dann Daten übernehmen
Ein Softwarewechsel ist kein Wettbewerb, möglichst viele alte Datensätze in ein neues System zu kopieren. Wichtiger ist, dass der Betrieb am ersten Arbeitstag eindeutig weiß, wo ein laufender Auftrag und seine Belege zu finden sind. Dafür braucht es einen abgestimmten Übergang.
Stammdaten vor dem Import prüfen
Sichte Kunden, Ansprechpartner, Artikel und aktive Projekte. Kläre doppelte Kundeneinträge, veraltete Adressen und uneindeutige Einheiten, bevor sie übernommen werden. Bewahre einen unveränderten Export der bisherigen Daten und kläre den künftigen Zugriff auf alte Belege. Ob ein Zielsystem einen bestimmten Import unterstützt, muss am tatsächlichen Datenformat geprüft werden; eine allgemeine Importzusage genügt dafür nicht.
Einen echten Auftrag vollständig durchspielen
Teste mit einem überschaubaren Beispiel vom Kundenkontakt bis zur Rechnungsvorschau. Dazu gehören Zeiteinträge, Material und eine Änderung, nicht nur ein hübsches Angebot. Vergleiche relevante Summen und Kennungen mit dem erwarteten Ergebnis. Auch die Übergabe an die Lohnstelle oder Buchhaltung gehört in den Test, soweit sie Teil eures Ablaufs ist. Fehler werden vor dem Wechsel korrigiert, nicht erst beim ersten Monatsabschluss.
Den Stichtag für neue Vorgänge festlegen
Entscheidet, welche laufenden Aufträge im bisherigen System enden und welche übernommen werden. Vermeidet unkontrollierte Belegnummern oder parallele Rechnungen für denselben Vorgang. Ein kurzer Übergabeplan benennt Verantwortliche, Termin und Rückfallweg. Die neue Software wird an einem tatsächlich funktionierenden Ablauf gemessen. Funktionen, die später vielleicht gebraucht werden, sind kein Grund, den ersten sauberen Start unnötig zu verkomplizieren.
Checkliste für den Betrieb
- Stammdaten bereinigen und Originalexport gesichert behalten.
- Unterstütztes Importformat an echten Beispieldaten prüfen.
- Einen Auftrag mit Änderung und Übergabe vollständig testen.
- Stichtag und Zuständigkeit für alte und neue Vorgänge festlegen.